Aviso de Privacidad

1. Quién somos

AgendaHubs es un servicio de software (SaaS) operado por AgendaHubs S.A.S. Nuestra plataforma está diseñada para profesionales de la salud mental — incluyendo psicólogos, terapeutas y coaches — y les permite gestionar citas, expedientes clínicos, notas de sesión y comunicaciones con sus pacientes.

Para efectos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, el responsable del tratamiento de tus datos es:

• Razón social: AgendaHubs S.A.S.
• RFC: AGE260623D76
• Régimen fiscal: Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) — Personas Morales.
• Domicilio fiscal: Calle 25 #86, Calkiní, Campeche, C.P. 24900, México.

Correo de contacto: hola@agendahubs.com

2. Qué información recopilamos

2.1 Información que tú nos proporcionas

• Nombre completo, correo electrónico y contraseña al crear tu cuenta.
• Información de perfil profesional: especialidad, nombre de consultorio, número de teléfono.
• Datos de facturación: procesados directamente por Stripe. AgendaHubs no almacena números de tarjeta de crédito.
• Información de tus pacientes: nombre, correo, teléfono, historial clínico, diagnósticos, notas SOAP, objetivos terapéuticos y consentimientos informados. Esta información es ingresada directamente por el profesional de salud.
• Datos fiscales de facturación del paciente o de quien paga (por ejemplo, tutor o representante): RFC, razón social o nombre fiscal y código postal, cuando el profesional los registra para organizar su facturación. Ingresados directamente por el profesional de salud.
• Consentimiento informado de menores de edad: cuando el paciente es menor, se registran los datos de la persona que firma en su representación (tutor o representante legal) y el parentesco.

2.2 Información generada automáticamente

• Registros de acceso: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas y fechas de acceso.
• Datos de uso de la plataforma: acciones realizadas dentro de la app para mejorar el servicio.

3. Cómo usamos tu información

Usamos la información recopilada para:

• Proveer y mantener el servicio de AgendaHubs.
• Enviar notificaciones transaccionales: confirmaciones de cita, cancelaciones, recordatorios y consentimientos informados.
• Procesar pagos y gestionar suscripciones a través de Stripe.
• Generar notas clínicas con inteligencia artificial (IA) a partir de los datos de sesión ingresados por el profesional.
• Mejorar la plataforma mediante análisis de uso interno.
• Responder solicitudes de soporte técnico.

No vendemos, rentamos ni compartimos tu información personal con terceros con fines comerciales o publicitarios.

4. Datos clínicos y confidencialidad

AgendaHubs reconoce que los datos de pacientes son información sensible de carácter clínico. Como profesional de la salud, tú eres el responsable del tratamiento de los datos de tus pacientes. AgendaHubs actúa como encargado del tratamiento (procesador de datos) y únicamente procesa dicha información siguiendo tus instrucciones.

Nos comprometemos a:

• No acceder a los expedientes de tus pacientes excepto cuando sea estrictamente necesario para soporte técnico y con tu autorización explícita.
• No compartir datos clínicos con terceros, salvo con los encargados y subencargados descritos en las secciones 4.1 y 5, o cuando lo requiera la ley.
• Implementar medidas de seguridad técnicas y organizacionales para proteger la información.

4.1 Transferencia a un proveedor de inteligencia artificial (Anthropic)

Cuando usas las funciones de inteligencia artificial (generación de notas SOAP y asistente), AgendaHubs transfiere a Anthropic, Inc. (Claude), en Estados Unidos, el contexto clínico necesario para la tarea. Esto incluye el motivo de consulta, el diagnóstico, un resumen de las notas de sesión previas y el nombre del paciente reducido a nombre de pila e inicial del apellido (por ejemplo, «María G.»). No se envían la fecha de nacimiento ni el RFC del paciente.

Como AgendaHubs actúa a su vez como encargado del profesional (ver la sección 4), Anthropic es un subencargado(subprocesador): bajo sus Términos Comerciales, no utiliza estos datos para entrenar sus modelos y los conserva únicamente durante el periodo que fija su política de retención para la API comercial (por lo general, hasta 30 días para operación y seguridad; puede ser menor bajo acuerdos de retención reducida). Consulta el detalle en la Política de Privacidad de Anthropic.

Importante: reducir el apellido es una seudonimización, no una anonimización. Combinado con el diagnóstico y el historial, un paciente puede ser reidentificable, en particular en un consultorio pequeño. Al activar las funciones de IA, tú, como responsable, autorizas esta transferencia. Esta transferencia aplica igualmente cuando el paciente es menor de edad; en ese caso, el consentimiento informado que firma su tutor o representante legal contempla expresamente el uso de inteligencia artificial.

5. Almacenamiento y terceros

AgendaHubs utiliza los siguientes servicios de terceros para operar la plataforma:

• Vercel (Estados Unidos): alojamiento de la aplicación web.
• Neon (Estados Unidos): base de datos en la nube.
• Stripe (Estados Unidos): procesamiento de pagos.
• Resend (Estados Unidos): envío de correos electrónicos transaccionales.
• Anthropic (Estados Unidos): generación de notas clínicas y asistente con inteligencia artificial (Claude), como subencargado. Bajo sus Términos Comerciales no entrena sus modelos con tus datos y aplica su política de retención (ver la sección 4.1, incluida la nota sobre los datos que se transfieren y la seudonimización).
• Google (Estados Unidos): sincronización opcional con Google Calendar. Si activas la integración, se comparten los datos de tus citas (título, fecha y hora) con tu cuenta de Google para mantener ambos calendarios al día (ver la sección 6).
• Twilio (Estados Unidos): envío de mensajes de WhatsApp (recordatorios y confirmaciones de cita).
• Vercel Blob (Estados Unidos): almacenamiento cifrado de los documentos adjuntos del expediente.

Todos los proveedores están sujetos a sus propias políticas de privacidad y cumplen con estándares de seguridad de la industria. Los datos pueden ser procesados fuera de México; al usar AgendaHubs, aceptas esta condición.

6. Integración con Google Calendar

La función de sincronización con Google Calendar está disponible en el plan Pro y Business. Al activarla, AgendaHubs solicita acceso a tu Google Calendar con los siguientes permisos:

• Ver, crear, editar y eliminar eventos en tu calendario seleccionado.

Esta integración se realiza mediante OAuth 2.0 de Google. AgendaHubs no almacena tu contraseña de Google. Los datos de tu calendario son utilizados únicamente para sincronizar citas creadas en AgendaHubs. Puedes revocar el acceso en cualquier momento desde la configuración de tu cuenta o desde tu cuenta de Google.

7. Seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizacionales para proteger tu información, incluyendo:

• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS.
• Contraseñas almacenadas con hash seguro (nunca en texto plano).
• Acceso restringido a la información por parte del personal.

Sin embargo, ningún sistema es 100% seguro. En caso de detectar una brecha de seguridad que afecte tus datos, te notificaremos en el menor tiempo posible.

8. Tus derechos (ARCO)

De conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) de México, tienes derecho a:

• Acceso: conocer qué datos personales tenemos sobre ti.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación: solicitar la eliminación de tus datos.
• Oposición: oponerte al tratamiento de tus datos para fines específicos.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a hola@agendahubs.com. Atenderemos tu solicitud en un plazo máximo de 20 días hábiles.

9. Retención de datos

Conservamos tu información mientras tu cuenta esté activa. Si cancelas tu cuenta, eliminaremos o anonimizaremos tus datos personales en un plazo de 30 días, salvo que la ley nos obligue a conservarlos por un período mayor.

10. Cambios a esta política

Podemos actualizar este Aviso de Privacidad periódicamente. Te notificaremos por correo electrónico ante cambios materiales. La versión vigente siempre estará disponible en agendahubs.com/aviso-privacidad.

11. Contacto

Para cualquier pregunta, escríbenos a:

hola@agendahubs.com
agendahubs.com