Guía para tu equipo
Si te agregaron a la clínica de alguien más, aquí está lo que necesitas saber para trabajar tranquila: dónde abrirlo, qué ve cada quien de tus pacientes y qué pasa con tus notas.
Sí funciona en tu celular
AgendaHubs funciona igual en celular, tablet y computadora. Es la misma cuenta en todos: lo que escribes en uno aparece en el otro.
No tienes que descargar nada de la App Store ni de Google Play. Se abre en el navegador y, si quieres, puedes dejarlo como un ícono en tu pantalla de inicio.
Para dejarlo como app en tu teléfono
Queda con su ícono, como cualquier otra app. Entras con el mismo correo y contraseña de siempre.
Qué puede hacer cada quien
En una clínica hay dos formas de estar. La tuya te la asignó quien te agregó, y viene en el correo que recibiste.
Terapeuta
Editor
- Llevas tu agenda
- Das de alta pacientes
- Escribes notas, objetivos, historia clínica y pruebas
- Ves los expedientes compartidos con la clínica
- No puedes eliminar un expediente
Recepción
Asistente
- Ve la agenda del día de toda la clínica
- Agenda y mueve citas de cualquier terapeuta
- Da de alta pacientes con sus datos de contacto
- Sube documentos al expediente
- No ve notas, diagnóstico ni historia clínica
Que recepción no vea las notas no es una preferencia que se pueda cambiar por error. El sistema simplemente no se las entrega. Puedes trabajar con esa tranquilidad.
Tus pacientes son tuyos, salvo que los compartas
Cuando das de alta un paciente, su expediente es privado: lo ves solo tú. Tus colegas no, aunque estén en la misma clínica.
Si quieres que el equipo pueda verlo —porque lo atienden entre varias, o para que alguien te cubra— lo compartes con la clínica. Es una decisión expediente por expediente, no una de una vez para todo.
Dónde está cada uno
- Míos — todos tus pacientes, compartidos o no.
- Toda la clínica — solo los compartidos. Tus privados nunca aparecen aquí.
Si recepción no encuentra a tu paciente
Casi siempre es por una opción que está en tu configuración: recepción ve mi agenda. Si la tienes apagada, recepción no puede ver a ninguno de tus pacientes —ni el nombre— y por lo tanto no puede agendarles. Es tuya a propósito: nadie más puede activarla por ti.
Tus notas: guardar y finalizar
Hay dos botones y la diferencia importa.
Guardar borrador
La nota queda guardada y la puedes seguir editando cuando quieras. Útil si te falta algo, por ejemplo el resultado de una prueba.
Finalizar
La nota queda cerrada como documento clínico. Ya no se puede editar, y el sistema te pide confirmación antes.
Que no se pueda editar una nota finalizada no es un descuido: un expediente clínico tiene que poder demostrar qué se escribió y cuándo. Si necesitas corregir o agregar algo después, se añade una nota complementaria — no se borra ni se reescribe lo anterior.
Para que no te sorprenda: un borrador que lleva 14 días sin tocarse se finaliza solo. Es una red de seguridad para que no queden notas abiertas indefinidamente, no una prisa. Si vas a tardar más, avísale a la coordinadora de tu clínica.
Dónde ves lo que te falta
En Notas pendientes tienes dos listas: los borradores que empezaste y las sesiones sin nota, que son citas que ya pasaron y todavía no tienen nada escrito. Las más antiguas aparecen primero, que suelen ser las que se pierden.
Qué cabe en un expediente
Además de las notas de cada sesión, cada paciente puede tener:
- Historia clínica — la entrevista de ingreso. Es una sola por paciente y eliges qué secciones usar según su edad.
- Objetivos — con su porcentaje de avance.
- Pruebas aplicadas — qué le aplicaste, cuándo, el resultado y el PDF adjunto. Responde a “¿qué pruebas ya le hice?”.
- Consentimiento informado — se le manda por un enlace y lo firma desde su teléfono. Vale un año y el sistema avisa antes de que venza.
- Documentos — informes, evaluaciones, lo que necesites adjuntar.
- Familias y parejas — si atiendes a una familia, se lleva en una sola carpeta con los integrantes dentro, en vez de un expediente por persona.
Puedes exportar el expediente completo en PDF cuando lo necesites.
Preguntas que salen seguido
¿Mis colegas pueden leer las notas de mis pacientes?
Solo las de los expedientes que hayas compartido con la clínica. Los privados los ves nada más tú.
¿Queda registro de quién abre un expediente?
Sí. El sistema anota quién lo consultó y cuándo, y también cuándo alguien exporta o descarga algo. Es parte de cuidar los datos de los pacientes, y también te protege a ti.
Si le paso mi enlace de citas a un paciente, ¿aparecen los horarios de mis colegas?
No. Se muestran solo tus horas libres, descontando tus propias citas.
¿Los pacientes reciben algo automáticamente?
Depende de lo que esté activado en la clínica. Hay recordatorios que puede mandar el sistema, y un botón para que tú mandes el recordatorio desde tu propio WhatsApp. En ese caso las respuestas te llegan a ti.
Escribí la nota pero me sigue diciendo que la cita está pendiente.
El sistema intenta enlazar solo la nota con la cita del mismo día. Si no lo logró, avísale a la coordinadora de tu clínica con el nombre del paciente y la fecha: se puede corregir.
Se me olvidó la contraseña.
En la pantalla de entrada hay “¿Olvidaste tu contraseña?”. Llega un correo con un enlace para cambiarla.
¿Tengo que pagar algo?
No. Si te agregaron a una clínica, tu acceso viene con la cuenta de la clínica.
Si algo no funciona como esperabas, dilo aunque parezca una duda tonta. Varias mejoras del sistema salieron de que alguien comentara que algo no cuadraba — y casi siempre resultó ser del sistema, no de quien preguntaba.
¿Eres tú quien lleva la clínica? En planes está lo que incluye cada uno.